Reflita sobre essa frase, extraída do Wall Street Journal: “O executivo médio americano perde 6 semanas de trabalho por ano localizando informações perdidas em mesas e arquivos desorganizados”. Isso significa que ele perde mais de 10% do ano procurando informações!
Agora imagine que, além do trabalho, todos temos que lidar com a papelada do dia a dia dentro da nossa própria casa: todas as contas, folhetos, notas fiscais, exames, recados, anotações, informações que imprimimos da internet, certificados, documentos pessoais, manuais de instrução! E nem estou falando sobre os documentos digitais (esse assunto pode ficar para um outro texto!). Você consegue imaginar o quanto de tempo você gasta para manter – ou sobreviver a - tudo isso? Muito mais do que o necessário!
Mas saiba que você não está sozinho e que existe solução! Em um primeiro momento, pode parecer desafiador e chato, gerando acumulação desnecessária que, além de atrapalhar a rotina doméstica, pode causar grandes transtornos e prejuízos financeiros. Mas, com um pouco de paciência e dedicação, você pode obter o controle definitivo sobre a papelada. Então, antes que a desordem se transforme em chateação e perdas, eu vou compartilhar a minha metodologia para você colocar em prática agora mesmo:
1.Diga NÃO:
A bagunça só entra na nossa casa pelas nossas mãos. Assim, você é responsável pela decisão de quais documentos devem passar pela porta de entrada. Seja seletivo!
2. Avaliação:
Reúna todos os documentos da casa que você queira organizar para ter a noção da quantidade de papel. Descarte o que for inútil, não tiver utilidade real ou que não seja mais válido. Use uma tabela de temporalidade para te ajudar a analisar os prazos legais de contas e impostos.
3. Categorização:
Enquanto você avalia os documentos, procure separá-los em categorias que serão facilmente lembradas por você e sua família quando precisarem encontrar cada tipo de informação. Algumas opções são: documentos pessoais, saúde, educação, finanças, bens de consumo, etc.
4. Reorganização física:
A escolha dos materiais é decisiva para que se alcance a eficiência e a economia desejadas na gestão diária dos documentos, variando com o tipo de arquivo – correntes, intermediários ou permanentes. Organize as categorias em pastas ou caixas exclusivas e lembre-se de identificar o conteúdo.
5. Revisão periódica:
Não devemos guardar tudo para sempre. Então, agende datas para rever a papelada e fique aliviado em ver todo esse volume de papel deixando de vez a sua vida! Com certeza você sentirá uma paz enorme!
Com amor,
Alessandra Veloso de Melo
Sua Casa com Vida
